LAPPALAISKOIRAT RY - TIETOSUOJASELOSTE

Lappalaiskoirat ry - Lapplands hundar rf

1. Rekisterinpitäjä
Lappalaiskoirat ry – Lapplands hundar rf, merkitty kotipaikkakunta Jyväskylä. Y-tunnus 1778526-2.

2. Yhteystieto: puheenjohtaja@lappalaiskoirat.fi

3. Yhteyshenkilö: Puheenjohtaja Hanna-Kaisa Savela
Sähköpostiosoite: puheenjohtaja@lappalaiskoirat.fi

4. Tietosuojavastaava
Lappalaiskoirat ry – Lapplands hundar rf hallitus, hallitus@lappalaiskoirat.fi

5. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Lappalaiskoirat ry – Lapplands hundar rf (jäljempänä ”yhdistys”) jäsenrekisterin tietoja ja yhdistyksen kotisivuilla julkaistavia valokuvia.

6. Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsenrekisterin hoitaminen. Rekisteröity on antanut suostumuksen rekisteritietojen käsittelyyn tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti. Rekisteriin ei merkitä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja.

7. Käsiteltävät henkilötiedot
Yhdistyksessä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- Nimi ja osoitetiedot jäsenlehden, jäsenmaksulaskujen ja jäsentiedotteiden lähettämistä varten tai jäsenen lähettäessä koiraansa liittyviä terveystietoja tai käsittelypyyntöjä
- Näin saadut yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin merkittävät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Yhdistyksen tilaisuuksissa otettuja valokuvia julkaistaan yhdistyksen julkaisuissa.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Jäsenrekisteri on tallennettu Vitec Avoine Oy:n palvelimelle (Sense jäsenrekisteri), hallinta on yhdistyksellä. Posti Oy:n hallinnassa on jäsenmaksulaskujen arkistointi. Newprint Oy:n hallinnassa on lehden postitusosoitteisto. Yhdistyksen verkkokaupan asiakastiedot ovat tallennettuna Holvi Oy:n järjestelmässä

Tietosuojaselosteet:
Posti Oy https://www.posti.com/yksityisyydensuoja/
Vitec Avoine Oy https://www.vitecsoftware.com/globalassets/business-areas/avoine-fi/henkilotietojen-kasittelysopimus---verkkoon-1.3.2021.pdf
Newprint Oy https://www.newprint.fi/rekisteriseloste
Holvi Oy https://support.holvi.com/hc/fi/articles/202260402-Tietosuojaseloste

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muille yhdistyksen toimihenkilöille tai yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsennyyteen tai toimintaan liittyvien toimenpiteiden tai palvelujen toteuttamiseksi.

Muuten henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä säännönmukaisesti.

10. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti tai yhdistyksen sopimusvelvoitteiden kolmansia osapuolia kohtaan velvoittaman ajan, ellei henkilö kirjallisesti pyydä yhdistyksen jäsensihteeriltä henkilötietojen poistamista jäsenyyden lakattua.

12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- ja vaatia henkilötietojensa poistamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

13. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

14. Tietoturva
Manuaalista aineistoa (yhdistyksen kirjanpito) säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen käytössä oleviin tietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Yhdistyksen ulkopuolelle (lehden postitus) lähetettävät osoitetiedot salataan.

15. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen puheenjohtajalle osoitteeseen puheenjohtaja@lappalaiskoirat.fi

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti yrityksen hallituksen jäseneen ilmoitettuun sähköpostiin: hallitus@lappalaiskoirat.fi

16. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 15.5.2023 (puheenjohtajan nimi ja yhdistyksen Y-tunnus)
Vahvistetaan Lappalaiskoirat ry:n hallituksessa 25.5.2023.

Hallitus
Lappalaiskoirat ry - Lapplands hundar rf